Demirbaş Malzeme alımı için yapılması gerekenler aşağıda özetlenmiştir:

 

1) a, b, c, d ve e adımlarındaki formlar ÖYP Araştırma Görevlisi tarafından hazırlanır ve ÖYP ofisine elden teslim edilir. 

 

a. Danışman onaylı dilekçe doldurulacak. (Form için TIKLAYINIZ).

 

• Marka belirtilmeyecektir.
• Tahmini rakam verilecektir.
• Araştırma görevlisi ve resmi danışmanı tarafından imzalanacaktır.
• Tüm kalemler için detaylı bir gerekçe yazılmalıdır. Talep edilen malzemenin tez ile ilişkisi açık bir ifadeyle ortaya konmalıdır.  

 

b. Teknik Şartname hazırlanacak. (Örnekler için tıklayınız, BİLGİSAYAR, YAZICI, CİHAZ…)

 

• Markası belirtilmeden ürünün özelliklerini gösterir bir belgedir. Kısaca istenen malzemenin teknik özelliklerini içermelidir.
• Danışman ya da araştırma görevlisi tarafından imzalı olması gerekmektedir. 

 

c. Üç adet fiyat teklifi alınacak. (Örnek için TIKLAYINIZ)

 

• Üç ayrı firmadan fiyat teklifleri alınmalıdır. Alınacak tekliflerin piyasa fiyatına yakın olması beklenmektedir. Aksi durumda dilekçeniz kabul edilmeyecektir.
• Fiyat teklifi tarihleri, dilekçe tarihinden en az iki gün sonra olmalıdır.
• ÖYP ofisinin anlaşmalı olduğu veya tavsiyede bulunduğu hiçbir firma yoktur. Tüm firmalar için prosedür aynı hızda ilerlemektedir. Sizlere gönderilen reklam amaçlı hiçbir e-maili dikkate almayınız.

 

d. Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı hazırlanacak. (Form için TIKLAYINIZ)

 

Örnek Tutanak için TIKLAYINIZ. 

 

• Tutanakta 3 teklif de olmalıdır. Birim fiyata göre firmalar sıralanmalıdır. (En düşük fiyat verenden en yüksek fiyat verene doğru)
• Danışman ve araştırma görevlisi tarafından imzalanmalıdır.
• Islak imzalı olmalı ve tarihleri dilekçe tarihinden en az 2 gün sonra olmalıdır.
• KDV'siz fiyatlar yazılmalıdır. 

 

e. Vergi borcu yoktur yazısı

Firmadan M.Ü. ÖYP Koordinatörlüğüne hitaben vergi borcu olmadığına dair bir yazı alınmalıdır.

 

2) ÖYP Kurum Koordinatörü tarafından dilekçeniz ve gerekçeniz değerlendirilir.

 

3) Değerlendirme sonunda eksiklik yoksa ÖYP ofisinde "Onay belgesi" hazırlanır. Onay Belgesi Araştırma Görevlisine e-mail yoluyla iletilir ya da elden teslim edilir.

 

4)  a. Araştırma Görevlisi, demirbaş alımını gerçekleştirdiği firmadan temin ettiği faturayı, muayene işleminin yapılması için bağlı bulunduğu enstitü/fakülte ayniyat birimine teslim eder.

     b. Birim tarafından hazırlanan “Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı”, Arş.Gör.’nin Danışmanı  ve biri kendisi olmak üzere 2 (iki) üye tarafından imzalanır.

 

5) Hazırlanan belgeler, Araştırma Görevlisi tarafından ÖYP Ofisine elden teslim edilir.

 

6) Gerekli kontrollerin ardından fatura tutarı üniversite tarafından firmanın hesabına aktarılır.

 

• Seçtiğiniz firmaların vergi borcu olmamalıdır. Vergi borcu bulunuyorsa, saymanlık tarafından tahsil edilir.
• Fatura üzerinde firmanın banka İban numarası basılı olarak yer almalıdır.

 

7) Alınan malzemenin zimmeti dekanlığa/enstitüye devredilir. ÖYP araştırma görevlisi Üniversitemiz kadrosuyla (görevlendirilmesinin sona ermesi) ilişiğinin kesilmesi durumunda, zimmetinde olan cihaz/malzeme/demirbaşı dekanlığa/enstitüye teslim etmekle yükümlüdür.